Ooit was Excel een van de meest gebruikte software applicaties. Zelfs in 2020 gebruiken de meeste bedrijven nog dagelijks gebruik van Excel in hun bedrijf. Waarom? Urenregistratie is een vervelende en tijdrovende klus, maar heel belangrijk: hoe zorgvuldiger de urenregistratie, hoe winstgevender. We sommen nu de 5 belangrijkste redenen op om te stoppen met urenregistratie in Excel en te starten met jouw Striktly platform!

1: Slecht voor de winstgevendheid

Uren schrijven met spreadsheets is een ramp voor de winstgevendheid per project of klant. Deze uitgestelde manier van uren registreren zorgt namelijk voor veel niet-facturabele uren. Alleen betaal jij medewerkers wel voor die gewerkte uren. Ook al is het project een succes en komt de klant terug, dan verlies je relatief gezien omdat je de facturatie van het project niet hebt kunnen maximaliseren. Urenregistratie in Excel of een gratis appje is dan niet meer zo gratis als het lijkt…

2: Geen realtime inzicht in foutgevoelige Excel urenstaten

Nog een groot probleem met urenregistratie met spreadsheets is dat er geen realtime inzicht is voor alle stakeholders. Zelfs als je een online Excel-bestand gebruikt, dan nog moeten projectmanagers in alle afzonderlijke urenstaten graven om alle uren te genereren. Voor elk project is er een aparte Excelsheet. Zo is het moeilijk inzicht krijgen in de marges en in de projectvoortgang!

3: Verborgen gevaren

Urenregistratie in Excel: het klinkt aantrekkelijk, maar het brengt veel risico’s met zich mee. Een foutje tijdens het uren registreren is zo gemaakt op een gratis Excel template. Velen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met foutieve tijdregistratie: hoog tijd dus om deze verborgen gevaren in kaart te brengen.

4: Niet-facturabele uren groter met urenregistratie in Excel

Tijdens een project gaan er nog wel eens wat uren verloren: de focus ligt vooral op een goede oplevering voor de klant. Elke dag uren schrijven in dat Excel-bestand is dan ook vak geen prior. Schrijf je per week of maand? Dan heeft niet iedereen precies meer voor ogen wat de gewerkte uren waren. Een verloren / vergeten kwartier of uur tellen al snel op!

5: Een spreadsheet is foutgevoelig

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten, grote kans dus dat dit bij jouw spreadsheet ook het geval is…
Dat terwijl je op basis van deze excel bestanden facturen uitstuurt naar klanten. En een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee: de klant betaalt laat omdat er een te hoog of fout bedrag op de factuur staat. Dit moet dan gecorrigeerd worden en de betaling laat weer een paar weken op zich wachten. Dit heeft niet alleen een negatieve invloed op jouw cashflow, maar ook op de relatie met jouw klanten!