Incassobureaus en deurwaarders staan in de rij om jouw facturen te incasseren. Ze hebben allemaal een verschillende manier van werken: met klantbehoud, de andere op basis van no cure no pay, de andere incasseert streng, etc. 

Met zoveel verschillende namen en logo’s en tarieven, en uiteindelijk doen al deze instanties hetzelfde: met behulp van een computer, telefoon of een bezoek aan de deur jouw factuur betaalt zien krijgen, al dan niet aangevuld met extra maatregelen. Incasseren is mensenwerk, en dat betekent dat jij als ondernemer ook moet kunnen. Indien nodig kan ook jouw Striktly platform hier bij helpen.

Iedere ondernemer is afhankelijk van zijn of haar klanten. Zeker wanneer er ook toekomstige opdrachten uit die zakelijke relatie voortvloeien. Door die afhankelijkheid heb je bepaalde besluiten, overtuigingen of gevoelens die het incasseren van je factuur in de weg zitten: je wil geen druk uitoefenen of de klant lastigvallen.

Het belang van de juiste incasso-mindset

Alle belemmerende besluiten, overtuigingen of gevoelens hebben een negatief effect op jouw cashflow. Niet alleen de betalingsbereidheid of mogelijkheid van jouw klant, maar ook de mindset is een potentiële vijand van jouw eigen portemonnee. Wat is de juiste incasso-mindset?

Mail en WhatsApp niet, BEL!

E-mail of WhatsApp-berichten kunnen later gelezen worden, maar de dringende ‘call to action’ onbreekt. Al pratende, met jouw doel in je achterhoofd, kun je een betaling sneller realiseren. Vind je bellen lastig? Jouw klant vindt dat misschien nog wel lastiger dan jij.

Het belang van de juiste incasso-mindset

Ga vastberaden te werk wanneer je gaat bellen. Je merkt dat een goede voorbereiding het gesprek minder lastig maakt dan het daadwerkelijk is:

• Bepaal je doel
Bedenk van tevoren waar je genoegen mee neemt. Kan de factuur niet vandaag ineens voldaan worden? Is een deelbetaling voor jou bespreekbaar? Wanneer en hoe hoog? 

• Wees to the point en creëer impact
Vertel je klant kort en bondig over welke factuur je belt, en welke zakelijke of wellicht persoonlijke impact dat op jou heeft. Maximaal 1 minuut.

• Houd het klein
Stop niet al je frustratie in je gesprek en maak het niet groter dan het is. Pauzeer. Zo creëer je tijd en ruimte voor je klant om te reageren.

• Ga voor win-win
Heb de intentie om een win-win situatie te creëren, zonder jezelf vast te houden aan de uitkomst.

• Maak een concrete afspraak 

Probeer tot een concrete afspraak te komen (stel die desnoods zelf voor) en de klant dat te laten bevestigen. It takes two to tango!

Maak geen onderscheid tussen excuses, geldige redenen of smoezen

Het gemeenschappelijke kenmerk tussen excuses, geldige redenen of smoezen is dat ze alle drie zorgen voor een te late betaling. Hoe hard het misschien ook klinkt, jouw portemonnee heeft daar eigenlijk geen boodschap aan. Je kunt achter jouw laptop of aan de telefoon nooit checken of iets klopt of niet. Wat ook de reden is geweest, kijk daar met gepaste afstand naar en wees concreet in de afspraken die je daarna maakt.

“The power of NOW”

Heel veel betalingsafspraken over facturen gaan over de toekomst. “Kun je vandaag alvast een deel overmaken?” zou een legitieme, beleefde en krachtige vraag kunnen zijn, in plaats van genoegen te nemen met de mededeling dat de volledige betaling van jouw factuur over tien dagen plaatsvindt, of de eerste termijn van de betalingsregeling op het einde van de maand wordt voorgesteld.

Als het echt niet anders kan…

Voordat je besluit om jouw factuur toch uit handen te geven, check dan het volgende:
• Heb je er écht alles aan gedaan om jouw klant de factuur te laten betalen?
• Wat is het financiële risico dat je loopt als de factuur onmisbaar blijkt te zijn?
• Als het een principekwestie is: hoe zijn de juridische kansen?
• Verwacht je dat jouw klant, of diens rechtspersoon, de financiële middelen überhaupt heeft?

Mocht het ooit zover komen dat een factuur via een vonnis geïncasseerd moet worden, vraag je dan af wat een gerechtsdeurwaarder nog feitelijk kan doen. De mogelijkheden van beslaglegging op een gemiddelde inboedel, bedrijfsinventaris of een auto en de verkoop daarvan zijn de afgelopen jaren in de praktijk beperkter en kostbaar geworden. Kijk goed of jouw verwachtingen en de beloften het door jou in te schakelen bureau kloppen met de realiteit.