Als ondernemer moet je vaak facturen schrijven. Zelf ontvang je ook facturen van leveranciers voor geleverde producten en diensten. Toch is het veel meer dan een uitnodiging om te betalen. Het is tevens een belangrijk document voor de btw. Daarom is de factuur gebonden aan strikte regels. Een degelijk facturatiebeleid is belangrijk!

Hoe stel je een factuur op?

Wanneer je goederen en/of diensten verkoopt aan consumenten of andere zelfstandigen ben je btw-plichtig. Dan ben je dus verplicht een factuur op te stellen. Het is dus belangrijk rekening te houden met een degelijke facturatie en een correcte boekhouding.

Welke gegevens zijn verplicht?

  •  Vermeld heel duidelijk het om een ‘factuur’ gaat. Zo kan de klant nadien bij eventuele betwistingen nooit beweren het document enkel een bevestiging van de bestelling was.
  • Vermeld een uiterste betaaltermijn op facturen en bij voorkeur zo kort mogelijk. In principe bedraagt de termijn maximum 30 dagen. Soms kan je klanten aanmoedigen vroeger te betalen, door een (extra) korting toe te staan bij een snellere betaling.

Welke vermeldingen zijn verplicht?

  • Datum en volgnummer van de factuur
  • Alle bedrijfsgegevens als leverancier
  • Identificatie van de klant
  • Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Prijs, btw-tarief en de totale btw

Hoe snel moet je factureren?

Zo snel mogelijk, bij voorkeur onmiddellijk bij de levering. Waarom zou je die onvermijdelijke taak tot later uitstellen wanneer je daardoor langer op jouw geld moet wachten? Maak daarom vanaf dag één werk van een strikte facturatiediscipline. Het bespaart je een hoop geld en problemen. Overtuigt die goede raad je niet, dan is er nog altijd de btw-wetgeving die je verplicht uiterlijk te factureren op de vijftiende werkdag van de maand, na de maand waarin de btw opeisbaar wordt. Factureer je te laat, dan riskeer je een administratieve of fiscale sanctie (meestal een boete). De factuur op zich blijft wel geldig en verplicht door de klant te betalen.

Mag je facturatiekosten aanrekenen?

In de gevallen waarin je wettelijk verplicht bent een factuur, een bewijsstuk of een bestelbon uit te reiken, mag je geen kosten aanrekenen aan de klant voor het opmaken van dat document. Enkel indien je wettelijk niet verplicht bent zo’n document af te geven, en de klant er toch om vraagt, mag je daar kosten voor aanrekenen.

Oeps, een fout! Mag je een factuur nog corrigeren? 

Soms kan het al eens gebeuren dat er een foutje in de factuur is geslopen. Je mag die vergissing rechtzetten, maar je neemt dan best zo snel mogelijk contact op met je klant om de vergissing recht te zetten en stuurt hem/haar zo snel mogelijk de verbeterde factuur door. Let op, dit wil niet zeggen dat je nonchalant met facturen mag omspringen. Zelfs als je het recht hebt om een fout in de factuur recht te zetten, kan de klant eventueel wel nog een schadevergoeding vragen.