Algemene voorwaarden

Privacy- en cookieverklaring

1. Algemeen

Striktly Business Software hecht grote waarde aan uw privacy. Wij houden ons dan ook aan de nationale en internationale wetten en normen. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij uw gegevens zullen beschermen.

Striktly Business Software verwerkt persoonsgegevens van personen met wie we een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige klanten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.

In deze verklaring verduidelijken wij graag de rol die Striktly Business Software ten aanzien van u als persoon kan hebben. Deze rol is gebaseerd op het soort relatie dat Striktly Business Software met u als persoon heeft:

 

  • Striktly Business Software heeft een relatie “verwerkingsverantwoordelijke” met u als persoon voor wat betreft uw persoonsgegevens indien u een gebruiker van onze software, diensten dan wel website of contactpersoon van een klant, potentiële klant of leverancier bent, indien u een arbeidsrelatie heeft met Striktly Business Software, indien u een freelance consultant bent, etc. Wij bepalen in deze relatie met u zelf het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. In deze relatie kan u zich rechtstreeks tot ons wenden voor de uitoefening van uw rechten.

 

  • Striktly Business Software heeft een relatie “verwerker” met u als persoon wanneer u de persoonsgegevens van een derde als een natuurlijk persoon invoert en verwerkt in de software van Striktly Business Software. We leggen in deze verklaring ook uit hoe wij in deze situatie omgaan met de persoonsgegevens.

Het bezoeken van onze website, het sluiten van een licentieovereenkomst, het aanvragen van een demo om onze software te testen of in het algemeen het gebruik van onze software of een andere dienst, in welke vorm dan ook, impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van deze privacy- en cookieverklaring en aldus van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

2. Wie is Striktly Business Software en wat is het doel van onze softwareproducten?

Striktly Business Software is de commerciële naam van Digital Transmission & Innovation Multimedia bvba, ingeschreven onder nummer 0889.309.955 en met maatschappelijke zetel te Drie Lindenstraat 91, 1170 Watermaal-Bosvoorde (België).

Striktly Business Software ontwikkelt softwareproducten en diensten voor ondernemingen om administratie eenvoudig te beheren. De software en diensten ondersteunen de onderneming op vlak van facturatie, financiën, agendering, klantenportaal, webshop, statistieken, e.d.m.

3. Waarom verwerkt Striktly Business Software persoonsgegevens?

3.1.      Striktly Business Software moet haar wettelijke verplichtingen naleven (Wettelijke verplichting)

Striktly Business Software moet haar boekhoudkundige verwerking correct en conform de wet- en regelgeving kunnen uitvoeren, alsook de op haar van toepassing zijnde regelgeving in de meest brede zin kunnen naleven.

Striktly Business Software moet correct kunnen reageren als u uw rechten onder de privacywetgeving uitoefent en is verplicht om vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit te beantwoorden bij bijvoorbeeld klachten of audits.

3.2.      Strikly Business Software moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven (Contractuele verplichting)

Striktly Business Software heeft een contractuele relatie met u en moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven. Wij verwerken persoonsgegevens dus voor de uitvoering van de overeenkomst die afgesloten werd tussen u en Striktly Business Software. Striktly Business Software kan aldus gebruik maken van uw persoonsgegevens voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:

  • De aanmaak van een (demo-)account en de bevestiging daarvan.
  • Het geven van opleidingen.
  • Het geven van consultancy.
  • Het leveren van de diensten van Striktly Business Software, al dan niet middels de website, software en/of een andere soort dienst.
  • Het leveren van support/bijstand (bijvoorbeeld in geval van problemen).
  • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen.
  • Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de website, software en/of een andere dienst.
  • Statistische doeleinden.
  • De opmaak van een offerte.

3.3.      Striktly Business Software moet als bedrijf kunnen functioneren (Gerechtvaardigd belang)

Naast de reeds opgesomde doeleinden heeft Striktly Business Software als commerciële onderneming nog een aantal Gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij waakt Striktly Business Software erover dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de belangen van Striktly Business Software en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.  We verwerken uw persoonlijke gegevens voor onze Gerechtvaardigde belangen (legitieme belangen) mits het verwerken ervan niet in strijd is met uw rechten. Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt om bijvoorbeeld:

  • U, Striktly Business Software of anderen tegen bedreigingen te beschermen (zoals beveiligingsproblemen of fraude)
  • De onderneming Striktly Business Software te besturen, beheren en controleren
  • De onderneming Striktly Business Software te ondersteunen in het vaststellen, uitoefenen, verdedigen en vrijwaren van haar rechten bij bijvoorbeeld geschillen
  • De onderneming te verbeteren op vlak van processen, kwaliteitsbeheer, klantenservice,…
  • Klantenrelaties beter te begrijpen en te verbeteren
  • Het aanwervingsproces te ondersteunen, medewerkers te evalueren,…

3.4.       Andere specifieke doeleinden (Toestemming)

Eventuele andere specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd zal worden. Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen (door bijvoorbeeld een nieuwsbrief) of het gebruik van uw persoonsgegevens door een leverancier van Striktly Business Software zal slechts gebeuren op grond van uw uitdrukkelijke goedkeuring (bijvoorbeeld het sluiten van een licentieovereenkomst tussen u en Striktly Business Software).

4. Welke gegevens verwerkt Striktly Business Software?

Het betreft de volgende gegevens:

4.1.      Algemeen

  • Voor- en achternaam: voor communicatie i.f.v. de gevraagde producten en diensten.
  • Adres en woonplaats: voor het opsturen van documenten (bijvoorbeeld facturen) of het leveren van de gevraagde diensten.
  • Telefoonnummer, fax, mobiel telefoonnummer: voor directe communicatie i.f.v. de gevraagde diensten.
  • E-mailadres: voor meer uitgebreide communicatie i.f.v. de gevraagde diensten.
  • Gebruikersnaam en wachtwoord: voor in te loggen op onze website of software.
  • Functie of dienst binnen het bedrijf: om te weten wie we moeten aanspreken afhankelijk van de situatie.
  • BTW-nummer en andere gegevens die noodzakelijk zijn om onze administratie bij te houden, betaling te bekomen van de door ons geleverde diensten, betaling uit te voeren aan medewerkers of leveranciers en onze boekhoudkundige verplichtingen na te komen.

4.2.      Informatie om diensten aan u te verlenen

  • Analyses, beschrijvingen van (werk)processen, communicatie (bijvoorbeeld e-mails) en alle andere gegevens die nodig zijn om de software en diensten die we bieden en waarvoor we verantwoordelijk zijn correct te kunnen ontwikkelen/beheren/onderhouden, alsmede om u feedback te geven, problemen op te lossen, klachten te behandelen, e.d.m.
  • Informatie die u invoert en verwerkt via onze website, web applicatie en/of software.

4.3.      Websitebezoek

  • Wij ontvangen gegevens die wij krijgen op basis van uw bezoek aan onze website. Voorbeelden hiervan zijn cookies. Deze gegevens gebruiken wij om een beter beeld te krijgen van onze bezoekers en om onze dienstverlening en website te ontwikkelen en aan te passen aan uw persoonlijke voorkeuren. Verder in dit document vindt u onze specieke cookieverklaring.

Als u vragen heeft, of u wil weten wat we precies van u bijhouden, neem dan zeker contact op met Striktly Business Software.

5. Deelt Striktly Business Software gegevens?

Striktly Business Software verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.

Striktly Business Software wisselt ook geen gegevens uit aan derden tenzij u hiervoor zelf kiest en uitdrukkelijk toestemming zou geven (bijvoorbeeld het sluiten van een licentieovereenkomst tussen u en Striktly Business Software). .

Wij delen de persoonsgegevens die wij ontvangen dus niet met anderen, tenzij u ons daarvoor de toestemming zou geven, uw recht op overdracht aan een derde zou uitoefenen of een wettelijke bepaling, dwingende wet – of regelgeving, gerechtelijk bevel ons daartoe zou verplichten. Ook indien het zou gaan over gevoelige categorieën van persoonsgegevens, zullen wij in geen geval deze gegevens delen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Indien derde partijen ons hierom vragen, worden deze aangeraden om de gegevens bij de betrokkenen zelf en rechtstreeks op te vragen.

6. Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. Om de juiste bewaartermijn te bepalen houden we rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, de reden waarvoor we ze verwerken en of we die doelen op andere manieren kunnen bereiken.

We moeten ook rekening houden met perioden waarvoor we mogelijk persoonsgegevens moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bijv. met betrekking tot facturatie en boekhouding) of voor het behandelen van klachten, vragen en voor het beschermen van onze wettelijke rechten in het geval van een claim.

Wanneer we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen we deze veilig verwijderen of vernietigen. We houden ook rekening met hoe we in de loop van de tijd de persoonsgegevens die we gebruiken kunnen verminderen en of we uw persoonsgegevens kunnen anonimiseren, zodat deze niet langer aan u gekoppeld kunnen worden of u kunnen identificeren en in dat geval kunnen we deze informatie gebruiken zonder verdere kennisgeving aan u.

7. Zijn uw persoonsgegevens veilig?

Striktly Business Software verbindt er zich toe om redelijke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Striktly Business Software zal alle persoonsgegevens, dewelke zij heeft verzameld, bewaren in een veilige omgeving.

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Striktly Business Software, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kan Striktly Business Software in dit kader geen absolute veiligheid garanderen.

Tot slot, zal de veiligheid van uw account ook mede afhangen van de geheimhouding van uw wachtwoord om toegang te krijgen tot onze software of onze website. Striktly Business Software zal nooit vragen om uw wachtwoord zodoende u ertoe gehouden bent dit niet zelf mee te delen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld – bijvoorbeeld omdat deze derde heeft aangegeven uw aanvullende diensten te bieden – zal deze derde via uw wachtwoord toegang verkrijgen tot uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw persoonsgegevens. Striktly Business Software raadt u dan ook ten stelligste aan wanneer u vaststelt dat iemand kennis heeft van uw wachtwoord dit onmiddellijk te wijzigen en contact met ons op te nemen.

8. Wat zijn uw rechten?

Als u vragen heeft of wil weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kan u altijd contact met ons opnemen.

Vergeet ook niet dat u de volgende rechten hebt:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • het laten corrigeren van fouten en het vervolledigen of updaten van uw persoonsgegevens
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
  • schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’)

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

9. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoeken van websites op uw computer kunnen worden bewaard. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld uw taalvoorkeur voor een website. Wanneer u de website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie opnieuw verstuurd naar de website. Op die manier herkent de website uw browser en kan bijvoorbeeld de taalvoorkeur worden onthouden.

Cookies hebben meestal ook een vervaltermijn. Sommige cookies worden bijvoorbeeld automatisch verwijderd wanneer u uw browser afsluit (de zogenaamde session cookie), terwijl andere langere tijd op uw computer blijven staan, soms zelfs tot u ze handmatig verwijdert (de zogenaamde persistent cookie).

Striktly Business Software, de beheerder van de website, gebruikt de volgende soorten cookies:

  • Functionele cookies om uw persoonlijke websitevoorkeuren te herinneren en te vermijden dat dezelfde communicatiestappen tijdens opeenvolgende raadplegingen van de website herhaald moeten worden.
  • Analytische cookies om ons informatie te verstrekken over de wijze waarop gebruikers met onze website omgaan (bijvoorbeeld duur van het bezoek, aantal bezoekers) zonder dat hierbij persoonsgegevens verzameld worden op basis waarvan een bezoeker geïdentificeerd kan worden.
  • Performance cookies om toe te laten te bepalen hoe u onze website gebruikt, met de bedoeling de inhoud van onze website aan te passen en te verbeteren en het gebruik ervan te vergemakkelijken. Het is voor ons niet mogelijk u aan de hand van deze cookies als een individu te identificeren. Alle gegevens worden anoniem verzameld en samengevoegd.

Striktly Business Software heeft de controle over de informatie die verzameld wordt via deze cookies. Er worden geen gegevens naar een derde partij gestuurd. Bijgevolg kunnen we garanderen dat deze informatie niet voor andere doeleinden zal gebruikt worden.

Het is mogelijk dat Striktly Business Software u doorverwijst naar andere sites via een aanklikbare link. Mogelijk maakt de website waarnaar u verwezen wordt, ook gebruik van cookies. Striktly Business Software raadt u aan het privacybeleid en het cookiebeleid te raadplegen, vermeld op de website van de betreffende organisatie.

U kunt te allen tijde het gebruik van cookies uitschakelen of blokkeren door uw browserinstellingen te wijzigen. Gelieve er rekening mee te houden dat bepaalde onderdelen van onze website mogelijk niet correct werken wanneer u het gebruik van cookies op deze website uitschakelt of beperkt.

10. Wat met wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring?

Ons privacybeleid kan van tijd tot tijd worden herzien en eventuele wijzigingen in het beleid worden via e-mail aan u meegedeeld of via een publicatie op onze website.

11. Contactpersoon?

Als u vragen heeft in verband met dit beleid, gelieve ons dan te contacteren op het volgende e-mailadres: info@striktlysoftware.com.

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

Tel. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

commission@privacycommission.be